Своевременное обеспечение информацией всех звеньев аппарата управления и производства является непременным условием эффективной работы предприятия. В зависимости от того, фиксируется или не фиксируется используемая информация, ее разделяют на недокументированную и документированную. Недокументированная информация передается в виде устных или визуальных сообщений: непосредственно, по телефону, с помощью видеотерминальных устройств и т. д. Документированная информация передается в виде документов.
Каждый документ предназначен для фиксирования определенных сведений, связанных с теми или иными их источниками. Эти сведения являются элементами — реквизитами документа; ими, например, являются: название документа, дата и место его составления, должность и фамилии подписавших его лиц, резолюция, гриф утверждения, отметка о контроле, визы, текст и др. Совокупность реквизитов называется формуляром документа. Число реквизитов строго ограничено для многих документов. Отсутствие или неправильное указание какого-либо реквизита делает документ недействительным.
Формуляр, установленный для определенной разновидности документов, называется типовым. Он характеризуется определенным количеством реквизитов, расположенных в строгой последовательности.
В управлении производством невозможно обойтись без широкого использования документированной информации, так как она обладает рядом очень важных свойств, которые отсутствуют в недокументированной: возможность сохранения и многократного использования и передачи, тиражирования и др. Документированная информация в отличие от недокументированной значительно меньше подвержена искажениям и потерям. Однако документирование информации требует больших затрат времени и средств. Цикл принятия и исполнения решений становится более длительным. В связи с этим не рекомендуется использовать документированную информацию, когда в этом нет необходимости.
В ГОСТ 6.10.2—75 «Унифицированные системы документации. Термины и определения», документ определяется как «материальный объект, содержащий в зафиксированном виде информацию, оформленную в установленном порядке, имеющий в соответствии с действующим законодательством правовое значение». В настоящее время разработаны или находятся в стадии завершения разработки пятнадцать унифицированных систем документации.
Под унифицированной системой документации понимается система документации, представляющая собой рационально организованный комплекс взаимосвязанных документов, отвечающих единым правилам и требованиям и содержащих информацию, не обходимую для оптимизации управления в различных сферах человеческой деятельности на основе применения экономико-математических методов и средств вычислительной техники (ГОСТ 6.10.2-75). К таким системам документации относятся унифицированная система (УС) стандартов и технических условий; УС проектно-конструкторской и технологической документации; УС проектной документации по капитальному строительству; УС плановой документации (ГОСТ 6.11.1-75, ГОСТ 6.11.2-75); УС отчетностатистической документации (ГОСТ 6.12.1-75, ГОСТ 6.12.2-75); УС первичной учетной документации (ГОСТ 6.13Л-75, ГОСТ 6.13.2-75); УС организационно-распорядительной документации (ГОСТ 6.15.1 -75, ГОСТ 6,39-72); УС документации по материально-техническому снабжению и сбыту (ГОСТ 6.16.1-75, ГОСТ 6Л6.2-75) и др.
Особо важное значение имеет УС организационно-распорядительной документации (УС ОРД), так как она используется для выполнения всех функций управления; остальные УС относятся к специальной документации и предназначаются для выполнения определенных функций. УС ОРД включает следующие формы документов: акт, деловое письмо, докладная записка, заявление, инструкция, кадровая анкета, объяснительная записка, положение, постановление, правило, представление, приказ, протокол, распоряжение, решение, структура и штатная численность персонала, устав, штатное расписание.
В ГОСТ закреплены требования к документам. Эти требования разделяются на общие, предъявляемые ко всем без исключения документам государственных органов, и на специальные. Общие требования состоят из юридических, технологических и эргономических. Они устанавливают правомочность издаваемых документов, необходимые реквизиты и их расположение. Специальные требования предъявляются к документам отдельных систем, например необходимость гербовой печати на банковских документах.
Существуют определенные правила оформления документов, которые кратко можно сформулировать следующим образом.
- Текст документа должен быть четким, кратким, безупречно грамотным, точно и правильно освещать вопросы и факты и не должен допускать различных толкований.
- Для сокращения объема документа целесообразно разделить его на части с хорошо сформулированными заголовками и строить по принципу постепенного раскрытия содержания материала, начиная с общих и наиболее важных положений и кончая частными и второстепенными сведениями.
- Для сокращения объема текстов в документах рекомендуется применение телеграфного стиля и типовых текстов, деление текста на четкие структурные части; при этом сокращается объем текста за счет исключения переходов от одной фазы к другой. Для ответа рекомендуется также использовать письма-подлинники; ответ пишется на свободном участке подлинника, а отправителю посылается его копия.
- Для лучшего восприятия материала в отчетных документах целесообразно применять информирование по отклонениям, опуская показатели, которые соответствуют планам, заданиям и нормам.
Большая часть документов имеет индивидуальный текст, который составляется заново. Однако большинство производственных ситуаций носит повторяющийся характер, и для их описания на многих предприятиях используются тексты одного содержания— типовые. Они фиксируются на бланках, которые содержат трафаретную часть, заранее напечатанную, и изменяющуюся часть. Последняя пишется от руки или на пишущей машине. Применение типовых текстов позволяет сократить время составления документа в 3—5 раз, а затраты на унификацию текстов окупаются за 1,5—2 года.
Работы, связанные с оформлением и использованием ОРД (регистрация, оформление, транспортировка, учет, контроль исполнения, хранение и поиск документов), относятся к делопроизводству. На АЭС делопроизводство ведет административно-хозяйственный отдел (группа) или канцелярия. Следует заметить, что перечисленные операции производятся и со многими другими документами, не относящимися к организационно-распорядительным (чертежами, микрофильмами, фотографиями, отпечатанными текстами и др.), но выполняются не делопроизводственной службой, а практически всеми функциональными подразделениями АЭС. Вместе с тем такие операции, как прием поступивших извне документов, отправка документов с АЭС и их транспортировка внутри АЭС, осуществляются делопроизводственной службой независимо от вида документов.
Нормативным документом по делопроизводству является «Единая государственная система делопроизводства» (ЕГСД), которая формулирует требования к оформлению служебных документов, их регистрации, организации контроля исполнения, составлению номенклатур и формированию дел, подготовке документов для использования и хранения. ЕГСД — свод правил, нормативов и рекомендаций по ведению делопроизводства, начиная с момента поступления или создания документов до сдачи их в архив.
Основным руководящим документом, определяющим организацию работы с документами, является инструкция по делопроизводству. Она разрабатывается на основе материалов ЕГСД и государственных стандартов на ОРД.
Рис. 10.10. Содержание программы работ по стандартизации в атомной энергетике стран — членов СЭВ
