Процесс ремонта трансформатора, начиная с приема его от заказчика и кончая сдачей его в исправном состоянии этому же или другому заказчику, сопровождается ведением ремонтной документации.
Техническая документация, составляемая на каждый трансформатор, должна быть понятна каждому ремонтнику, так как она оказывает существенную помощь в работе при ремонте и впоследствии при эксплуатации трансформатора. Ниже рассматриваются все ее виды в той последовательности, в которой ее составляют и заполняют.
При приеме трансформатора в ремонт составляют наряд-заказ. В нем заказчик указывает причину вывода трансформатора в ремонт (авария, необходимость переделки на другие параметры, появление какой-нибудь неисправности в процессе эксплуатации и т. п.), сообщает все известные ему сведения о трансформаторе (сколько времени и в каких условиях находился в эксплуатации, сколько прошел ремонтов, их характер и вид, время последнего ремонта). На основании сведений ориентировочно устанавливают объем ремонта и намечают удобный для заказчика и возможный для ремонтного предприятия срок ремонта.
В начальной стадии ремонта одновременно с разборкой производят дефектировку трансформатора, результаты которой фиксируют в ведомости дефектов. К ней прикладывают протоколы сокращенного химического анализа трансформаторного масла из бака и других предварительных испытаний, электрических и гидравлических. На основании ведомости дефектов окончательно определяют требуемый объем ремонта. При необходимости ремонта с заменой обмоток составляют заказ на изготовление новых обмоток на соответствующем предприятии с указанием их типоразмеров и других требуемых характеристик и данных.
Перед выполнением отдельных операций могут составляться различные эскизы, производиться замеры, кернения, клеймения бирками, но это делается не всегда и непосредственно в документацию может не входить. Но технология ремонта становится более четкой и осмысленной, если на предприятии принято составлять карту обмеров — особенно для трансформаторов, проходящих большой объем ремонта, с заменой обмоток, ремонтом магнитопровода, модернизацией арматуры и пр. В этой же карте фиксируются также и результаты промежуточных испытаний в процессе ремонта отдельных узлов трансформатора.
При ремонте ведут документацию по особо ответственным операциям. У трансформаторов I—II габаритов это сушка активной части. В процессе сушки ведут журнал сушки.
После ремонта выполняют полный комплекс приемо-сдаточных испытаний трансформатора, по которым составляют протокол — главный ремонтный документ. Его составляют в двух экземплярах: один передают заказчику для приобщения к инвентарной карте (делу) трансформатора, а другой сдают в архив ремонтного предприятия или подразделения.
Своеобразным документом является и паспортная табличка, укрепляемая на баке трансформатора. При сдаче отремонтированного трансформатора заказчику составляют приемо-сдаточный акт в трех-четырех экземплярах: из них два для заказчика и его вышестоящей организации для оплаты стоимости ремонта, один экземпляр идет в отчетную документацию ремонтного предприятия или подразделения и один — в его вышестоящую организацию (не обязательно). В акте перечисляются все выполненные работы и даются рекомендации по использованию трансформатора в эксплуатации в части специальных требований (параллельная работа, несимметричные режимы).
Всю ремонтную документацию выполняют по установленным формам. Такие формы приняты на каждом электроремонтном предприятии.